NEXA·AGENCY

Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Finn Walther Dankelmann · Nexa Agency
Barbarastraße 18, 49477 Ibbenbüren, Deutschland
Telefon: +49 5451 1879015
E-Mail: info@nexa-agency.de

2. Allgemeines

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG). Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Nachfolgend informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung – auf dieser Website, bei Anfragen und Terminen, in unseren Werbeanzeigen, in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden und bei unserer telefonischen Kundengewinnung.

3. Hosting

Diese Website wird bei Netlify, Inc. (44 Montgomery Street, Suite 300, San Francisco, CA 94104, USA) gehostet. Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Daten (siehe Server-Logfiles) durch den Hoster verarbeitet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit Netlify besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; die Datenübermittlung in die USA wird auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.

4. Server-Logfiles

Der Hoster erhebt automatisch Informationen in „Server-Logfiles", die Ihr Browser übermittelt:

Diese Daten dienen der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Logfiles werden vom Hoster nur für kurze Zeit vorgehalten und danach gelöscht; wir werten sie nicht personenbezogen aus.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail (z. B. an info@nexa-agency.de) kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f DSGVO. Unser E-Mail-Dienst läuft über Google Workspace (Google Ireland Ltd.). Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Wenn Sie uns unter unserer Geschäftsnummer anrufen, läuft der Anruf über die Telefonie unseres CRM-Anbieters HighLevel Inc. (LeadConnector, Dallas, Texas, USA), die technisch von Twilio Inc. (San Francisco, USA) bereitgestellt wird, und wird an unseren Anschluss weitergeleitet. Dabei werden Ihre Rufnummer sowie Zeitpunkt und Dauer des Anrufs in unserem CRM protokolliert. Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihres Anliegens) bzw. lit. f DSGVO (Erreichbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Anrufen). Mit beiden Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge; zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 13. Die Protokolleinträge behandeln wir wie Ihre Anfrage: Kommt es zu keiner Zusammenarbeit, löschen wir sie spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt; kommt ein Vertrag zustande, gilt Abschnitt 11.

6. Kontaktformular auf der Website

Auf unserer Startseite können Sie uns über ein Kontaktformular schreiben. Das Formular wird von unserem CRM-Anbieter HighLevel Inc. (LeadConnector, Dallas, Texas, USA) bereitgestellt und in unsere Website eingebettet. Beim Laden des Formulars stellt Ihr Browser eine Verbindung zu den Servern des Anbieters her; dabei wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Bereitstellung einer einfachen Kontaktmöglichkeit).

Welche Daten: die Angaben, die Sie im Formular machen – je nach Formular Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma und Ihre Nachricht – sowie der Zeitpunkt der Absendung. Die Angaben sind freiwillig; ohne eine Kontaktmöglichkeit (E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) können wir Ihre Anfrage aber nicht beantworten.

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir verwenden die Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten und – wenn Sie das wünschen – ein Erstgespräch zu vereinbaren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage), für allgemeine Anfragen ohne Vertragsbezug unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Empfänger: Die Formulardaten werden in unserem CRM bei HighLevel gespeichert. Über neue Anfragen werden wir per E-Mail benachrichtigt; diese Benachrichtigung versendet Mailgun Technologies, Inc. (Sinch-Gruppe, San Antonio, Texas, USA) über unsere Versand-Domain mg.nexa-agency.de an unser Postfach bei Google Workspace (Google Ireland Ltd.). Mit allen genannten Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge; zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 13.

Speicherdauer: Kommt es zu keiner Zusammenarbeit, löschen wir Ihre Anfrage spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt. Kommt ein Vertrag zustande, gilt Abschnitt 11.

7. Online-Terminbuchung (Kalender)

Für die Buchung eines Erstgesprächs binden wir einen Kalender des Anbieters HighLevel Inc. (LeadConnector, 400 North Saint Paul St, Suite 920, Dallas, TX 75201, USA) ein. Bei einer Buchung verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Terminwunsch und Anliegen) zur Vereinbarung und Durchführung des Termins. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; die Übermittlung in die USA wird über EU-Standardvertragsklauseln abgesichert (siehe Abschnitt 13). Terminbestätigungen und Erinnerungen erhalten Sie per E-Mail über den Anbieter; das Erstgespräch führen wir telefonisch oder per Videocall, ohne Aufzeichnung. Beim Laden des Kalender-Widgets können technisch notwendige Verbindungen zu den Servern des Anbieters hergestellt werden. Kommt es zu keiner Zusammenarbeit, löschen wir Ihre Termindaten spätestens 24 Monate nach dem Termin; kommt ein Vertrag zustande, gilt Abschnitt 11.

8. Cookies & lokale Einbindungen

Unsere Website setzt standardmäßig keine Tracking- oder Marketing-Cookies. Erst mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über unser Cookie-Banner wird Google Analytics aktiviert, das Statistik-Cookies setzt (siehe Abschnitt 9). Durch eingebundene Dienste (z. B. Kalender-Widget und Kontaktformular) können zudem technisch erforderliche Cookies gesetzt werden. Sie können Cookies in Ihren Browsereinstellungen verwalten oder löschen und Ihre Einwilligung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" in der Fußzeile widerrufen.

9. Google Analytics 4

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (konzernverbunden mit der Google LLC, USA). Verwendete Measurement-ID: G-8QC7CTYBEJ. Der Dienst wertet das Nutzungsverhalten statistisch aus (u. a. aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort auf Basis der gekürzten IP, Gerät/Browser), damit wir unser Angebot verbessern können. Die IP-Anonymisierung ist aktiviert.

Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Ohne Ihre Einwilligung werden Google Analytics sowie die zugehörigen Cookies und Skripte nicht geladen. Bei erteilter Einwilligung werden Cookies wie _ga und _ga_<ID> (Speicherdauer i. d. R. bis zu 2 Jahre) gesetzt; die erfassten Daten werden bei uns bis zu 14 Monate gespeichert. Dabei kann es zu einer Übermittlung in die USA kommen (Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend EU-Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 DSGVO). Mit Ihrer Einwilligung im Cookie-Banner stimmen Sie zugleich dieser Übermittlung in die USA zu (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO); wir weisen darauf hin, dass ein Zugriff von US-Behörden auf übermittelte Daten nicht vollständig ausgeschlossen werden kann.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — am einfachsten über den Link „Cookie-Einstellungen" in der Fußzeile. Zusätzlich können Sie die Erfassung durch das Deaktivierungs-Add-on von Google verhindern.

10. Werbeanzeigen mit Kontaktformular auf Facebook und Instagram (Lead Ads)

Wir schalten Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram, die ein Kontaktformular direkt in der App enthalten („Instant Form“ / Lead Ad). Anbieter der Plattform ist die Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland.

Welche Daten: Wenn Sie ein solches Formular absenden, übermitteln Sie uns die dort angegebenen Daten — je nach Formular Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihren Ort sowie Ihre Angabe zur Art Ihres Betriebs. Einzelne Felder werden von Meta aus Ihrem Profil vorausgefüllt; Sie können sie vor dem Absenden ändern. Zusätzlich erhalten wir von Meta technische Angaben zum Vorgang (u. a. Zeitpunkt der Absendung sowie die Zuordnung zu Anzeige und Formular).

Zweck: Wir verwenden diese Daten, um Ihnen die angeforderten Unterlagen (z. B. unseren Leitfaden) per E-Mail zuzusenden, Ihre Rückfragen dazu zu beantworten und – wenn Sie im Formular einen Rückruf gewünscht haben – Sie telefonisch zu unseren Leistungen zu beraten.

Rechtsgrundlagen: Die Zusendung des angeforderten Leitfadens und die Beantwortung Ihrer Fragen dazu stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung Ihrer Anforderung bzw. vorvertragliche Maßnahmen). Der telefonische Rückruf erfolgt nur auf Grundlage Ihrer im Formular erteilten Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – formlos per E-Mail an info@nexa-agency.de, telefonisch unter +49 5451 1879015 oder direkt im Gespräch. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

E-Mails: Per E-Mail erhalten Sie den Leitfaden sowie Antworten auf Ihre Fragen. Weitere werbliche E-Mails (z. B. Hinweise auf unsere Leistungen oder Neuigkeiten) senden wir Ihnen nur, wenn Sie dem gesondert zugestimmt haben; jede solche E-Mail enthält einen Abmeldelink.

Rückruf: Für den Rückruf nutzen wir die Telefonie unseres CRM-Anbieters HighLevel Inc. (LeadConnector, Dallas, Texas, USA), die technisch von Twilio Inc. (San Francisco, USA) bereitgestellt wird. Dabei werden Ihre Rufnummer sowie Zeitpunkt, Dauer und Ergebnis des Gesprächs (kurze Gesprächsnotiz) in unserem CRM protokolliert. Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Wir rufen Sie mit angezeigter Rufnummer an.

Empfänger: Die Erhebung der Daten im Formular erfolgt auf der Plattform von Meta; insoweit gilt zusätzlich die Datenschutzrichtlinie von Meta. Nach der Übermittlung an uns verarbeiten wir die Daten eigenverantwortlich. Für die Ausspielung und Messung unserer Werbeanzeigen besteht zwischen uns und Meta eine gemeinsame Verantwortlichkeit gem. Art. 26 DSGVO auf Basis der von Meta bereitgestellten Vereinbarungen. Zur Bearbeitung Ihrer Anfrage setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein: HighLevel Inc. (CRM und Telefonie, USA; dort eingesetzt: Twilio Inc., USA), Mailgun Technologies, Inc. (Sinch-Gruppe; E-Mail-Versand über mg.nexa-agency.de, USA) sowie Google Ireland Ltd. (Google Workspace, unser E-Mail-Postfach). Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 13.

Speicherdauer: Wir löschen Ihre Kontaktdaten spätestens 24 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Den Nachweis Ihrer Einwilligung bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Nachweisfristen auf. Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nicht zu Werbezwecken an andere Unternehmen weiter.

11. Kunden und Ansprechpartner

Wenn Sie Kunde von uns sind oder als Ansprechpartner eines Kundenbetriebs mit uns zusammenarbeiten, verarbeiten wir Ihre Stammdaten (Firma, Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion), Vertrags- und Abrechnungsdaten (Angebote, Verträge, Rechnungen, Zahlungen) sowie unsere Kommunikation mit Ihnen. Zweck ist die Anbahnung, Durchführung und Abrechnung des Vertrags, einschließlich Angebot, Vertragsunterzeichnung, Onboarding, Berichten und Rechnungen. Die Angabe der Stammdaten ist für den Vertragsschluss erforderlich; ohne sie können wir den Vertrag nicht schließen und abrechnen.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -durchführung); für Ansprechpartner von Unternehmen zusätzlich unser berechtigtes Interesse an einer reibungslosen Zusammenarbeit mit dem Kundenbetrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); für Rechnungs- und Buchungsdaten unsere gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Eingesetzte Systeme: Google Ireland Ltd. – Google Workspace (E-Mail, Dokumente); HighLevel Inc. (LeadConnector, USA) – CRM, Terminkalender, Versand und elektronische Unterzeichnung von Angeboten und Verträgen; Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Freiburg) – Lexware Office für Rechnungen und Buchhaltung; Qonto (Olinda SAS, Paris) – Geschäftskonto, über das Ihre Zahlungen eingehen (Zahlungsdaten wie Name, IBAN, Betrag und Verwendungszweck). Mit Google, HighLevel und Lexware bestehen Auftragsverarbeitungsverträge; Qonto verarbeitet Zahlungsdaten als Zahlungsinstitut in eigener Verantwortung. Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 13.

Daten, die wir im Auftrag unserer Kunden verarbeiten: Anfragen, die über Landingpages, Kontaktformulare oder Anruf-Tracking unserer Kunden eingehen, verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ausschließlich nach Weisung des jeweiligen Kunden. Verantwortlich ist der jeweilige Kundenbetrieb; dessen Datenschutzerklärung gilt. Betroffene wenden sich an den Kundenbetrieb; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Speicherdauer: Vertrags- und Kommunikationsdaten speichern wir für die Dauer der Zusammenarbeit und löschen sie danach, soweit keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir 8 Jahre, Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB); die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

12. Geschäftskontakte und Telefonakquise

Wir sprechen Betriebe aus Handwerk und Industrie telefonisch an, um unsere Leistungen vorzustellen – ausschließlich Unternehmen, nie Privatpersonen. Dazu verarbeiten wir geschäftliche Kontaktdaten: Firma, Name der Inhaberin bzw. des Inhabers oder der Geschäftsführung, geschäftliche Telefonnummer, Anschrift, Website, Branche sowie eine kurze Notiz zum Gesprächsverlauf (z. B. „nicht erreicht“, „Termin vereinbart“, „kein Interesse“).

Woher die Daten stammen (Art. 14 DSGVO): Wir erheben diese Daten nicht bei Ihnen, sondern aus öffentlich zugänglichen Quellen – dem Impressum Ihrer Unternehmenswebsite, Branchenverzeichnissen und Unternehmensprofilen bei Google. Wir verarbeiten nur geschäftliche Angaben, keine privaten Rufnummern oder Adressen.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Gewinnung von Geschäftskunden durch Direktansprache (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Erwägungsgrund 47). Wir rufen nur an, wenn wir nach Art und Gegenstand Ihres Betriebs von einem sachlichen Interesse an unserer Leistung ausgehen können, mit angezeigter Rufnummer, ohne Aufzeichnung des Gesprächs und höchstens wenige Male je Betrieb. Wir schicken keine unverlangten Werbe-E-Mails, SMS oder Nachrichten.

Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen – direkt im Gespräch, telefonisch unter +49 5451 1879015 oder per E-Mail an info@nexa-agency.de. Wir rufen Sie dann nicht mehr an. Damit das sicher wirkt, behalten wir Firma und Rufnummer mit dem Vermerk „kein Anruf“ in einer Sperrliste (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); alle übrigen Daten löschen wir.

Dienstleister: Anrufe führen wir über die Telefonie unseres CRM-Anbieters HighLevel Inc. (LeadConnector, Dallas, Texas, USA; Telefonie über Twilio Inc., San Francisco, USA); Kontaktdaten und Gesprächsnotizen liegen in diesem CRM. Soweit wir für die Terminvereinbarung selbstständige Terminierer beauftragen, handeln diese als unsere Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO): vertraglich an unsere Weisungen gebunden, zur Vertraulichkeit verpflichtet, ohne Nutzung der Daten für eigene Zwecke und mit Löschpflicht nach Ende des Auftrags. Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 13.

Speicherdauer: Besteht kein Interesse an einem Gespräch, löschen wir Ihre Kontaktdaten spätestens 12 Monate nach dem letzten Anrufversuch. Kommt es zu einem Erstgespräch, gelten die Abschnitte 7 und 11. Diese Information nach Art. 14 DSGVO erteilen wir spätestens beim ersten Gespräch durch Verweis auf diese Datenschutzerklärung.

13. Empfänger & Drittlandübermittlung

Eine Übermittlung Ihrer Daten erfolgt nur an die oben genannten Dienstleister im Rahmen der Auftragsverarbeitung bzw. der jeweils beschriebenen Verantwortlichkeit: Hosting (Netlify), E-Mail-Postfach (Google Workspace), CRM, Kontaktformular, Kalender und Telefonie (HighLevel/LeadConnector, Telefonie über Twilio), E-Mail-Versand (Mailgun), Webanalyse (Google Analytics), Werbeplattform (Meta), Buchhaltung (Lexware Office), Geschäftskonto (Qonto) sowie – soweit beauftragt – Terminierer für die Terminvereinbarung. Soweit Daten in die USA übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und – soweit der jeweilige Anbieter nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist – auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO); bei Google Analytics zusätzlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage. HighLevel setzt nach seinem Data Processing Addendum eigene Unterauftragsverarbeiter ein, insbesondere Twilio (Telefonie), Mailgun (E-Mail-Zustellung) und Google Cloud bzw. Amazon Web Services (Hosting); der Anbieter-Support kann im Einzelfall aus Indien erfolgen, abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln.

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Danach werden die Daten gelöscht. Die konkreten Fristen stehen in den jeweiligen Abschnitten (Kontaktformular: Abschnitt 6, Lead Ads: Abschnitt 10, Kunden: Abschnitt 11, Telefonakquise: Abschnitt 12).

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu formlos an info@nexa-agency.de oder telefonisch an +49 5451 1879015.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Gegen eine Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung – etwa unsere telefonische Ansprache nach Abschnitt 12 – können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr zu diesem Zweck.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

16. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

17. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf angepasst, um sie an geänderte Rechtslagen oder Dienste anzupassen.

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